16 pratiques LEAN pour une gestion de crise efficace

Production défectueuse qui a provoqué le rappel d’un produit. Accident de travail impliquant des conséquences graves. Scandale environnemental. Voilà autant de crises que les dirigeants et chefs d’entreprise peuvent être amenés à gérer au cours de leur carrière. La pandémie nous a fait réaliser à que point il était important de mettre en place des consignes et mécanismes de coordination clairs et efficaces.

Mes collaborateurs experts et moi avons identifié 16 pratiques LEAN essentielles pour faire face à toute situation de crise et qui vous aideront à minimiser ses répercussions sur vos employés et sur votre organisation.

Pour optimiser votre gestion de crise, faites en sorte que chaque geste posé soit le bon ! Les pratiques proposées vous guideront dans la mise en place de votre cellule d’intervention et vous aideront à mobiliser efficacement vos équipes tout au long de la crise que vous traversez.

Acheter ou fabriquer des produits en tMettre en place un centre de coordination pour favoriser un suivi rigoureux du plan de gestion de crise. Cette salle de pilotage doit être gérée par le plus haut dirigeant en place dans l’organisation.rop.

Regrouper l’ensemble des ressources critiques, incluant un responsable des communications et un animateur de la mêlée quotidienne, pour exécuter le plan d’urgence.

Élaborer la liste des compétences requises disponibles pour gérer la cellule de crise. Cette matrice devrait être affichée dans la salle de pilotage pour faciliter la prise de décision rapide.

Prioriser les actions qui auront un impact significatif sur les résultats attendus. En temps de crise, tout est prioritaire. Le choix des priorités s’impose.

Identifier les ressources critiques du processus de crise afin de préserver la continuité des affaires. Élaborer un plan de contingence pour augmenter la capacité des ressources clés. Faire appel à des employés à la retraite au besoin.

Optimiser la gestion du matériel essentiel au bon fonctionnement des opérations. Le matériel critique aux ressources doit être identifié et géré en fonction des délais de réapprovisionnement. Ne pas surstocker le matériel facilement disponible chez les fournisseurs locaux.

Grâce à cet outil, déterminer ce qui pourrait NE PAS fonctionner dans votre système et surtout, comment la cellule de crise peut facilement détecter toute défaillance.

Désigner un leader chargé de présenter l’état de la situation de façon claire et transparente, et de répondre aux questions et aux préoccupations des employés.

Tenir des rencontres journalières afin que l’équipe d’intervention soit en mesure de suivre la progression des activités et de réagir aux changements de l’environnement.

Les gestionnaires responsables doivent établir des routines de suivi qui incluent les rencontres de mêlées quotidiennes, les points de presse, etc.

Soutenir et encourager les équipes par des visites régulières des gestionnaires sur le terrain. En période pandémique, respecter les mesures préventives les plus strictes pour minimiser les risques pour la santé de tous : clients, employés et dirigeants.

Intégrer une liste de vérification aux routines de gestion pour mieux contrôler les paramètres critiques.

Éviter les actions inefficaces grâce à des instructions de travail claires, suivies avec rigueur et discipline.

Former rapidement un grand nombre d’intervenants sur les notions essentielles au travail à réaliser. La démarche de formation TWI a été développée par l’armée américaine lors de la Seconde Guerre mondiale et consiste à former les employés sur les instructions, méthodes et relations de travail.

Préférer des instructions visuelles simples comme des pictogrammes ou des photos à des consignes écrites souvent longues à lire. Les affiches d’instructions sur le lavage des mains en sont un bon exemple.

Identifier et sélectionner les indicateurs les plus pertinents au suivi de l’évolution de la situation et de l’efficacité des mécanismes en place.

par Bernard Gagnon
Maitre ceinture noire LEAN Six Sigma,
Professional Scrum Master PSM I