Imaginez que vous entreprenez la rénovation de votre maison. Vous devrez engager un designer d’intérieur, un entrepreneur général et probablement des entrepreneurs spécialisés. Vous aurez aussi besoin de définir les différentes étapes à réaliser et d’acheter tous les matériaux nécessaires. Cette préparation est essentielle pour avoir une vision claire de votre projet de rénovation.

Et maintenant, imaginez un projet d’amélioration continue dans votre entreprise. Vous retrouvez des concepts similaires, que l’on réunit dans le diagramme FIPEC. Qu’est-ce c’est? À quoi sert-il? Quels sont ses avantages? C’est ce que vous allez découvrir.

Qu’est-ce qu’un diagramme FIPEC ?

Le diagramme FIPEC est utilisé lors de la première étape d’un projet d’amélioration continue. Il permet de prendre de la hauteur afin de cartographier un processus et de donner un portrait fidèle et actuel de la situation. Il comprend les 5 éléments suivants :

Fournisseurs : les départements à l’interne et les entreprises à l’externe qui fournissent les intrants, c’est-à-dire ce qui sera transformé par le processus visé.

Intrants : tout ce qui est essentiel pour réaliser une tâche (information, matière première, procédure, checklist, logiciel, équipement, outil, etc.).

Processus : les principales activités ou étapes qui décrivent le processus, incluant le début et la fin.

Extrants : le résultat de la transformation, les biens livrables du processus (des documents, des produits finis, etc.).

Clients internes et externes : les personnes, services ou systèmes qui utiliseront ce qui a été transformé par le processus visé.

Le diagramme FIPEC : un moteur d’engagement

Le diagramme FIPEC crée un cadre de référence qui permet de fixer des objectifs qu’on gardera en tête à toutes les étapes du processus d’amélioration.

Rappelons-nous que perdre de vue des objectifs peut entraîner de l’inaction, des retards, un manque d’implication des membres de l’équipe, voire l’arrêt complet du projet.

8 étapes pour créer un diagramme FIPEC

Voici les étapes que nous proposons de suivre pour créer votre diagramme FIPEC. Vous remarquerez qu’elles ne correspondent pas à l’ordre des lettres de l’acronyme.

Étape 1 :

Choisissez le processus que vous désirez améliorer.

Étape 2 :

Réunissez les experts du processus en question, en l’occurrence, les personnes qui sont impliquées au quotidien. On devrait donc retrouver des représentants des fournisseurs et des clients.

Cette rencontre sera encore plus efficace si elle est animée par une personne qui n’est pas personnellement impliquée dans ce processus. Son rôle? S’assurer que tout le monde reste concentré sur l’objectif, soit définir le processus en détail, les étapes ou activités problématiques, les intrants et les extrants.

Étape 3 :

Déterminez le début du processus, l’élément déclencheur, et l’activité qui détermine la fin du processus concerné par votre cartographie.

Étape 4 :

Répertoriez les clients (C), c’est-à-dire ceux qui reçoivent les extrants ou qui bénéficient du processus.

Étape 5 :

Identifiez les extrants (E), les exigences du client, ce qu’il retire du processus. Listez-les.

Étape 6 :

Définissez votre processus (P). Divisez-le en étapes ou en activités. Au besoin, n’hésitez pas à le diviser en étapes et en sous-étapes.

Étape 7 :

Listez les intrants (I), toutes les ressources essentielles au processus.

Étape 8 :

Faites la liste des fournisseurs (F) qui vous acheminent les intrants, puis précisez si vous les gérez de façon optimale.

Étape 9 :

Partagez votre diagramme FIPEC à toutes les parties prenantes du processus et assurez-vous qu’il soit facilement accessible.

L’apport du Groupe Bernard Gagnon dans une démarche d’amélioration continue

Chez le Groupe Bernard Gagnon, nos experts en amélioration continue utilisent le diagramme FIPEC avec leurs clients dans la première phase d’un projet : la phase DÉFINIR.

En tant que facilitateurs, nous faisons participer tous les membres du groupe et obtenons des informations essentielles de la part de ceux qui connaissent le mieux le processus. Nous nous occupons également de produire un tableau-synthèse, le fameux diagramme FIPEC, qui sera remis aux participants et à la direction.

Vous avez l’impression que certains processus de votre entreprise ne sont pas optimaux? Communiquez avec nous ! C’est avec plaisir que nous vous accompagnerons dans votre processus d’amélioration continue.

par Bernard Gagnon
Maitre ceinture noire LEAN Six Sigma,
Professional Scrum Master PSM I

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