C’est bien connu, l’amélioration continue dans les organisations c’est l’affaire de tous. Les employés de tous les niveaux sont les mieux placés pour identifier les problèmes et proposer des changements pour améliorer les processus. En ce sens, l’approche Toyota Kata est toute désignée pour encadrer leurs efforts d’amélioration.
C’est le chercheur américain Mike Rother qui a en quelque sorte démocratisé les concepts derrière la réussite de Toyota. Il a étudié et documenté la pensée et les actions de Toyota en matière d’amélioration continue, et a fourni un cadre de référence pouvant servir à toutes les organisations. En effet, avec le concept de kata, le chercheur propose des routines d’amélioration afin d’ancrer la pensée LEAN dans les milieux de travail et d’en assurer sa durabilité.
Qu’est-ce qu’un kata ?
Le terme kata vient des arts martiaux japonais et est utilisé pour désigner un ensemble de mouvements coordonnés et codifiés. À force de répétition, le corps mémorise l’enchainement des gestes et les mouvements deviennent fluides et naturels. En matière d’amélioration continue, le kata est une routine, un entrainement qui vise à acquérir une nouvelle façon de penser et d’agir, et d’en faire une nouvelle habitude.
Le concept Toyota Kata
Le Toyota Kata propose essentiellement deux routines, soit la routine d’amélioration (kata d’amélioration) et la routine d’accompagnement (kata de coaching).
Kata d’amélioration
Le kata d’amélioration est une routine d’entrainement de quatre étapes divisées en deux phases, et par lesquelles les employés sont emmenés à développer leur pensée critique.
Légende : Le kata d’amélioration est une façon scientifique de progresser systématiquement vers un objectif ambitieux, par une routine en quatre étapes, divisées en deux phases (planifier et exécuter).
Étape 1 : Comprendre la direction, le défi à releverl
La première étape consiste à bien cerner le problème à résoudre ou le défi à relever. Il est important de savoir exactement dans quelle direction concentrer les efforts pour garantir l’amélioration. Le partage et l’appropriation de cette vision globale par les équipes de travail favorisent la collaboration, la cohésion, et l’engagement des employés.
Étape 2 : Appréhender les conditions actuelles
La seconde étape vise à comprendre l’état actuel de fonctionnement. Les équipes doivent prendre conscience de la façon dont elles travaillent, puis décrire leurs méthodes de travail et les processus actuels..
Étape 3 : Définir la prochaine condition cible
L’étape 3 consiste à définir une condition cible, soit comment le processus amélioré doit fonctionner afin de relever le défi défini à la première étape.
Étape 4 : Itérer vers la condition cible
La direction à prendre est claire et partagée. Les processus actuels sont connus et la façon de les améliorer a été identifiée. L’heure est maintenant venue de passer à l’action ! En itération, c’est-à-dire en menant de petites expériences suivent la méthode PDCA (Planifier, Déployer, Contrôler, Agir), les équipes de travail éliminent un à un les obstacles, en répétant en boucle le cycle PDCA, jusqu’à l’atteinte de la condition cible.
Avantages du kata d’amélioration
Le kata d’amélioration engendre de nombreuses retombées positives tant au niveau de l’amélioration des méthodes de travail qu’à celui de la mobilisation des équipes. Le kata d’amélioration permet de :
Apprendre à penser et agir de manière scientifique pour attendre des objectifs ambitieux allant au-delà du savoir-faire et des capacités actuelles.
Augmenter la motivation personnelle et la capacité à faire face à l’incertitude et au changement.
Apprendre des actions effectuées.
Pratiquer la capacité à s’améliorer.
Identifier les changements requis au plan pour atteindre la prochaine condition cible.
Découper le plan de travail en sous-étapes progressives.
Progresser vers l’atteinte de la direction souhaitée.
En plus de ses retombées positives sur l’amélioration des méthodes de travail, la pratique régulière du kata d’amélioration développe chez les employés le réflexe de l’approche scientifique et de la pensée critique qui deviennent pour eux une seconde nature. En ce sens, la routine d’amélioration fait vivre la pensée LEAN au sein de l’organisation, et, jumelée au kata de coaching, elle en assure la pérennité.
par Bernard Gagnon
Maitre ceinture noire LEAN Six Sigma,
Professional Scrum Master PSM I
