Les méthodes 5S, Kaizen et Kanban, l’approche six sigma, la production juste-à-temps… voilà autant d’outils et méthodologies utilisés en lean management. Maintenant, ajoutons à ceux-ci la marche Gemba. Que signifie Gemba ? Qu’est-ce qu’une marche Gemba ? Comment la réussir ? C’est ce que vous allez découvrir.

Qu’est-ce qu’une marche Gemba ?

Gemba est un terme japonais qui signifie « l’endroit réel ». En lean management, il désigne l’endroit physique où le travail est effectué.

La marche Gemba, aussi appelée tournée de plancher, est une technique de gestion qui favorise la communication et l’efficacité. Ce peut être un chef d’équipe ou un superviseur qui va à la rencontre des membres de son équipe ou bien un dirigeant qui fait le tour de l’entreprise ou qui se rend dans un secteur en particulier.

L’objectif ? Récolter de l’information directement sur le terrain au lieu de se fier à des rapports, des informations rapportées ou des hypothèses. En fait, la marche Gemba permet d’observer et de comprendre les processus et les procédures, en plus de créer un lien de confiance et de proximité avec les employés.

Ses bienfaits sont nombreux :

Connaître la réalité sur le terrain;

Créer des liens avec les membres de l’organisation, peu importe leur niveau hiérarchique;

Analyser l’efficacité des processus;

Favoriser l’amélioration continue dans tous les secteurs de l’entreprise.

Voici les 7 étapes à suivre pour réussir votre marche Gemba.

Étape 1 : Se préparer à la marche

Avant de vous rendre sur le terrain, définissez un ou des aspects à analyser : la productivité, la sécurité, la présence de goulots d’étranglement, la communication entre les membres de l’équipe, les problèmes ou défis à relever…

Si vous êtes un dirigeant et que vous visitez un secteur en particulier, prenez le temps d’assembler de l’information sur ce dernier : les indicateurs de performance, les résultats du dernier sondage sur l’indice de bonheur au travail… Vous pourrez ainsi poser des questions plus pertinentes aux employés sur le terrain.

Étape 2 : Sélectionner l’équipe de collaborateurs

Vous entourer d’une équipe de collaborateurs de secteurs et de niveaux hiérarchiques différents vous permettra d’obtenir des points de vue diversifiés. Ils pourraient percevoir certains éléments qui vous échappent ou aborder une question sous un angle différent du vôtre.

Étape 3 : Observer et poser des questions

Prêt à commencer votre marche et à rencontrer votre équipe ? C’est maintenant le temps d’observer et de poser les questions que vous aviez préparées à la première étape. Bien sûr, n’hésitez pas à improviser en fonction de vos observations.

Assurez-vous que vos questions sont ouvertes, claires et simples. Vous obtiendrez alors des réponses pertinentes et constructives. Voici quelques exemples :

  • Pourquoi la fiche de suivi d’entretien préventif et de vérification est-elle située à tel endroit plutôt qu’à un autre ?
  • De quelle façon participez-vous à l’entretien quotidien de la machinerie et des outils ?
  • Sur une base quotidienne, quel est le temps moyen d’inactivité imprévue de nos équipements ?

Enfin, faites preuve d’empathie, d’ouverture d’esprit et d’écoute.

Étape 4 : Observer… pas contrôler

Rappelez-vous que vous êtes un observateur, pas un enquêteur. Cette visite vise avant tout à vous rapprocher des employés et à comprendre leur réalité, leurs défis et leurs enjeux.

Démontrez-leur que vous n’êtes pas là pour les contrôler, mais pour observer et les aider à trouver avec eux des solutions à leurs problèmes.

Puisque la mémoire est une faculté qui oublie, ne comptez pas uniquement sur elle. N’hésitez pas à prendre des notes.

Étape 5 : Faire le point sur les éléments observés

Il est temps d’analyser vos observations, les réponses à vos questions et le fruit de vos discussions. Vous avez décelé les points forts et certains points à améliorer : un irritant à corriger, un problème de communication à régler, une étape d’un processus à améliorer…

Inutile de vous lancer dans la recherche d’une solution et dans son application immédiate. Laissez plutôt les principaux intéressés trouver leur propre solution, tout en leur démontrant que vous êtes là pour les soutenir.

Étape 6 : Planifier les prochaines marches Gemba

Une marche Gemba, ce n’est pas un élément d’une liste à cocher une fois par année. C’est une activité qui devrait être planifiée de façon régulière. La fréquence idéale ? Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse. Ça dépend de la réalité de votre entreprise : son ampleur, son domaine d’activité, ses enjeux.

Étape 7 : Réaliser un retour avec les employés

La dernière chose que vous souhaitez, c’est que vos employés croient que vous les surveillez, d’où l’importance de cette dernière étape pour boucler la boucle de votre marche Gemba.

Partagez vos conclusions avec les employés rencontrés. Commencez par les points forts avant de poursuivre avec les points à améliorer. Sont-ils d’accord avec vous ? Ont-ils quelque chose à ajouter ?

Puis, invitez-les à déployer leur créativité pour trouver des solutions. Ils se sentiront bien plus impliqués et reconnus que si vous arrivez avec un plan d’action.

Et voilà, vous connaissez maintenant toutes les étapes à suivre pour une marche Gemba réussie. Il ne vous reste plus qu’à les appliquer pour profiter de tous les avantages qu’elle offre.

par Bernard Gagnon
Maitre ceinture noire LEAN Six Sigma,
Professional Scrum Master PSM I

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