Nous évoluons dans un environnement de grande incertitude sociale et économique qui me rappelle l’acronyme VUCA, qui signifie « Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity ». C’est l’armée américaine qui l’a créé dans les années 1990 pour illustrer la transition vers un modèle agile, réactif et efficace.
Dans un contexte d’imprévisibilité, l’amélioration continue des processus demeure essentielle. Toutefois, gestionnaires et chefs d’entreprise doivent adapter la démarche employée. La méthode d’amélioration continue Toyota Kata m’apparaît donc tout à fait pertinente, car les étapes qu’elle propose s’appliquent à un contexte où toute prévision relève de l’hypothèse.
Qu’est-ce que la méthode Toyota Kata?
Proposée par Mike Rother, cette approche décrit les habitudes d’amélioration continue, les comportements ou les katas observés chez Toyota.
Dans les arts martiaux, les katas constituent des chorégraphies que l’on pratique ad nauseam jusqu’à ce que l’enchaînement des mouvements devienne une seconde nature. « L’objectif, explique le professeur Sylvain Landry, qui enseigne à HEC Montréal, est de convertir par ces katas le cerveau à l’approche scientifique, ce qui a pour effet de l’empêcher de nous jouer de vilains tours en sautant trop rapidement aux conclusions, nous amenant parfois à prendre de mauvaises décisions, car nous ne pouvons voir au-delà d’un certain point dans le temps. […] Cette méthode rend plus cohérentes les actions d’une organisation plutôt que tout parte dans toutes les directions. »
Les 4 étapes de la méthode Toyota Kata
Il n’y a rien de mieux qu’une analogie pour comprendre un nouveau concept. Alors pour illustrer les 4 étapes de la méthode Toyota Kata, prenons l’exemple d’une expédition en montagne.
1re étape
Nous allons commencer par déterminer notre objectif, par exemple atteindre le sommet de la montagne en 10 jours, et ce, sans blessures.
2e étape
Nous devons étudier la situation actuelle et observer les faits. Avant d’entreprendre notre randonnée, nous devons vérifier l’état de notre équipement et nous assurer que nous avons tout le matériel requis.
3e étape
Pour atteindre notre objectif, nous allons définir des cibles. Combien de kilomètres devrons-nous parcourir tous les jours? À quelle heure souhaitons-nous arriver à chaque campement?
4e étape
C’est le temps de partir à l’aventure et de se lancer vers le premier campement. L’expérience nous permettra d’adapter notre plan selon les obstacles rencontrés et d’ajuster notre tactique sans perdre de vue le lieu de notre prochain campement et l’heure d’arrivée prévue.
« Qu’avons-nous appris en tant qu’équipe? » Voilà la question que nous nous poserons lorsque nous serons arrivés au campement 1. Forts de cet apprentissage (2e étape), nous pourrons poser de nouvelles hypothèses avant le départ vers le campement 2 (étape 3), que nous expérimenterons durant ce segment d’ascension (étape 4).
En résumé, la démarche Toyota Kata fournit un cadre qui facilite la cohérence entre les objectifs stratégiques et les actions requises pour relever les défis rencontrés dans la poursuite de cette vision.
Pour s’améliorer à long terme, une organisation performante doit développer sa pensée scientifique qui l’amènera à progresser vers les plus hauts sommets grâce à la validation à court terme de ses hypothèses.
(Une adaptation d’un article paru dans le magazine Prestige en juin 2020).
par Bernard Gagnon
Maitre ceinture noire LEAN Six Sigma,
Professional Scrum Master PSM I
