Qu’est-ce que le S&OP ou la planification des ventes et des opérations ?

Mais qu’est-ce que la planification des ventes et des opérations, qu’on appelle aussi Sales and operation planning (S&OP) en anglais? Hum, bonne question! Laissez-moi vous raconter une histoire pour vous expliquer ce concept…

Un matin, l’équipe des ventes d’une entreprise, appelons-la Wawazon, décide de promouvoir l’un de ses produits vedettes. Aussitôt dit, aussitôt fait. L’opération est un succès.

Malheureusement, les problèmes ne tardent pas à arriver : l’équipe de production ne suffit pas à la demande. Résultat? Le si populaire produit est rapidement en rupture de stock. Pas une journée ni même une semaine… un mois, ce qui suscite une profonde insatisfaction chez les acheteurs.

Comment l’entreprise aurait-elle pu éviter une telle situation? En mettant en place des stratégies et des outils de planification des ventes et des opérations.

Une définition simple et concrète

Revenons donc à notre question de base : qu’est-ce que la planification des ventes et des opérations? Eh bien, c’est un processus basé sur la collaboration et la prise de décisions consensuelles qui vise à établir un équilibre entre les objectifs du plan des ventes et marketing, les objectifs financiers et les capacités internes de l’entreprise.

Ce processus consiste entre autres à mieux planifier et anticiper les ventes et les opérations et à communiquer de façon plus efficace entre les différents départements.

Des bénéfices incontestables

Comme le démontre l’histoire de Wawazon, une mauvaise planification des ventes et des opérations peut entraîner des conséquences importantes sur les opérations et la réputation d’une entreprise. Cette mauvaise gestion peut même ébranler la stabilité de l’entreprise au point de mener à des mises à pied.

Un processus de planification des ventes et des opérations efficaces se traduit par une réelle valeur commerciale, et ce, dans toutes les sphères de l’entreprise, notamment :

  • Mise en marché plus rapide = + compétitif;
  • Meilleure gestion de la production = – frais d’exploitation;
  • Amélioration du délai de livraison = – coût de gestion de la manutention et des stocks = + liquidités;

Meilleur service à la clientèle = + clients satisfaits.

L’implantation du processus S&OP

Pour implanter le processus de planification des ventes et des opérations de façon efficace, il faut d’abord organiser le processus et déterminer les outils qui seront utilisés. Ensuite, un travail minutieux s’impose : colliger les données qui proviennent du marketing, des ventes, de la production, des finances et de la direction.

Le tableau de suivi des ventes prévues et des ventes réelles est un outil essentiel au succès de l’implantation et de la réussite du processus à plus long terme. Ainsi, l’équipe des ventes prépare, en début d’année, un tableau qui indique les ventes attendues pour les mois à venir. Elle doit aussi ajuster ses prévisions chaque mois.

Ces données en main, l’équipe des opérations peut planifier plus efficacement ses besoins en main-d’œuvre et ses stratégies d’approvisionnement.

Le tableau qui suit est un bon exemple de tableau de suivi des ventes. Le nombre de ventes prévues est défini en fonction de l’historique de l’entreprise et des objectifs de croissance de l’année en cours. Les données sont mises à jour par l’équipe des ventes au fur et à mesure que les clients confirment leurs commandes.

Les acteurs de la planification des ventes et des opérations

Qui doit participer au S&OP? TOUT. LE. MONDE.

La planification des ventes et des opérations, ce n’est pas « une réunion de plus ». C’est plutôt un changement de culture, une nouvelle façon de travailler tous ensemble.

Une communication transparente et efficace : voilà l’une des clés du succès de ce processus. Les équipes d’une même entreprise ont des profils très différents et ne parlent pas toutes le même langage. Imaginez un comptable, un opérateur et un représentant des ventes qui discutent de leurs objectifs respectifs. On pourrait presque croire qu’ils viennent de trois planètes différentes. Et pourtant, ils travaillent dans la même entreprise.

On comprend donc l’importance de se rencontrer sur une base régulière. Une rencontre mensuelle assure un suivi régulier des ventes prévues et confirmées par les clients. Elle permet aussi d’informer l’équipe des opérations des promotions à venir pour qu’elle planifie, le cas échéant, une augmentation ponctuelle de la demande.

Pour implanter des solutions S&OP optimales et éliminer les irritants, il importe de définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun, et de nommer un leader qui sera responsable de faire vivre le processus collaboratif dans le temps.

Enfin, pour que ce projet soit bénéfique pour l’entreprise, la démarche doit être soutenue par, répétons-le, tout le monde… à commencer par la direction. S’ensuivent les gestionnaires et puis toutes les équipes : les ventes, la production, le marketing, les finances, etc.

En résumé, la planification des ventes et des opérations est, somme toute, plutôt simple à implanter. Une bonne communication, une collaboration efficace et un suivi rigoureux : il n’en faut pas plus pour profiter des grands avantages de cette approche comme un avantage concurrentiel en matière de rentabilité et de satisfaction de la clientèle.

par Yves Poirier, ing.

Ceinture noire LEAN Six Sigma
Formateur, coach et conseiller stratégique

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